Assistant IA en agence d'architecture : les documents

Avant d'équiper une agence d'architecture d'un assistant qui répond à partir de ses documents, rassemblez cinq familles de pièces : les textes et formulaires de référence, les documents d'urbanisme des communes où vous travaillez, les documents contractuels et d'assurance, la bibliothèque technique, et les dossiers des opérations. Chaque document doit porter sa date et son statut ; c'est la condition pour que l'assistant cite juste. Voici la liste, puis l'ordre dans lequel s'y prendre.

1. Les textes et formulaires de référence

• Les formulaires Cerfa de permis de construire en vigueur (n° 1340617 pour une maison individuelle, n° 1340917 pour les autres constructions à la date de notre lecture) et la notice n° 51434 ; voir les pièces du permis.
• Les fiches Service public que l'équipe consulte souvent : recours à l'architecte, permis, déclaration préalable, surface de plancher.
• Les fiches officielles sur les ERP et le règlement de sécurité que l'agence utilise ; voir le dossier ERP.
• Le guide RE2020 en vigueur et la fiche sur les attestations ; voir la RE2020.
• Le texte des missions que vous appliquez en marchés publics, et l'ancien décret marqué « abrogé » ; voir les missions de maîtrise d'œuvre.

2. Les documents d'urbanisme

• Les règlements écrits et graphiques des PLU ou PLUi des communes où l'agence travaille le plus, téléchargés sur le Géoportail de l'urbanisme, avec leur date d'approbation et la date de téléchargement.
• Les fiches de parcelle des projets en cours.

Rappel : selon le Géoportail, ses données ont un caractère informatif ; la version qui fait foi est en mairie, à l'intercommunalité ou en préfecture. Voir consulter le PLU.

3. Contrats et assurance

• Les modèles de contrat de l'Ordre que l'agence utilise, récupérés dans l'espace architecte ou la rubrique des publications, datés ; voir le contrat d'architecte.
• La liste de contrôle de l'information à remettre au client particulier avant signature.
• Les contrats signés, classés par opération.
• L'attestation d'assurance de l'année et le justificatif d'envoi au conseil régional (avant le 31/03) ; voir l'assurance obligatoire.

4. La bibliothèque technique

• Les détails types, articles de prescription et fiches produits, classés par élément d'ouvrage.
• Pour chaque procédé sous Avis Technique, la date de fin de validité (deux à sept ans selon la CCFAT).
• Les retours d'expérience de chantier.

Voir la bibliothèque de détails.

5. Les dossiers d'opération

• Les dossiers de permis déposés et les courriers des services instructeurs.
• Les comptes rendus de chantier diffusés, numérotés et datés ; voir les comptes rendus.
• Les notices ERP, avis de commission, attestations RE2020 et procès-verbaux de réception.

À laisser de côté

• Les brouillons et les doublons.
• Les versions périmées qui ne sont pas marquées comme telles.
• Les documents contenant des données personnelles de clients ou d'intervenants, tant que vous n'avez pas vérifié ce que l'outil en fait ; au besoin, interrogez la CNIL (Commission nationale de l'informatique et des libertés).

L'ordre de mise en place

1. Choisir un périmètre : par exemple, l'assistant interne de l'équipe sur les autorisations d'urbanisme, ou l'assistant du site pour les questions des particuliers.
2. Rassembler les documents de ce périmètre seulement, datés et nommés.
3. Écrire vingt questions réelles posées par l'équipe ou les clients, avec la bonne réponse et sa source.
4. Tester : l'assistant doit citer le bon document, et dire « je ne trouve pas » plutôt qu'inventer.
5. Nommer un responsable de la mise à jour, avec une date de revue (formulaires, PLU, guide RE2020).
6. Élargir ensuite à un autre périmètre.

Quel outil

Plusieurs solutions existent. ALMA, plateforme éditée par IArche, indique sur sa page de fonctionnalités une base de connaissances alimentée par l'envoi de fichiers (PDF, DOCX, TXT, CSV) ou la lecture d'un site, des citations des sources, un partage avec l'équipe avec gestion des rôles et un widget à intégrer au site. L'essai porte sur trois jours, sur un premier abonnement, carte demandée ; les forfaits sont présentés sur la page des tarifs. Pour un point qui n'y est pas publié, vérifiez-le avec IArche avant de vous engager.